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使用電子方式處理強積金供款:方便、可靠、有效率又環保!

僱主數碼「供」略

使用電子方式處理強積金供款:方便、可靠、有效率又環保!

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僱主為僱員定期安排強積金供款是一項重要而又恆常的工作。負責任的好僱主會盡力確保每次供款都能準確計算和準時繳交。過往曾有僱主因種種原因未能準時將強積金供款及付款結算書送達受託人,而被徵收附加費,甚至被檢控。如以人手計算供款,很容易會出現人為錯誤;而透過郵遞方式提交付款結算書或支票亦有可能延誤供款。

善用受託人提供的電子工具和服務去處理強積金事宜,既省時又環保,輕鬆方便無煩惱!

 

僱主必須完成以下三大程序,方可視為準時供款:
  1. 準確計算供款金額
  2. 填妥付款結算書(確保付款結算書上所載的供款額與實際繳付的供款額相符)
  3. 確保銀行帳戶備有足夠款項,並將供款連同已填妥的付款結算書準時*送達受託人

(*就一般僱員而言,強積金供款日為每月的第10日,僱主必須在供款日或之前作出供款。如供款日是星期六、星期日、公眾假期、烈風警告日(即熱帶氣旋警告信號八號或以上)或黑色暴雨警告日,供款日將順延至下一個工作日。)



  • 透過受託人提供的電子工具,僱主可準確地計算僱員的強積金供款,以避免因供款金額計算錯誤或付款結算書的資料不齊備/不正確,令受託人無法處理供款,而被徵收附加費。
  • 使用自動轉帳或受託人提供的電子方式繳付強積金供款,可避免因郵遞延誤導致遲交供款而被徵收附加費或就有關付款日期出現爭拗。
  • 部分受託人提供的電子工具已載入僱員的最新供款紀錄,方便僱主更新或修改,而無須每次重新填寫。
  • 電子工具易於存檔管理,僱主可隨時查閱過往的付款結算書及供款電子紀錄,工作更有系統。
  • 長遠而言,以無紙化方式處理強積金事宜,不但環保,更推動降低強積金計劃的行政費。

請注意,對僱主而言,確保每次準時作出強積金供款及提交相關文件十分重要,因為如有任何延誤或出錯(不論是遲交或供款金額不足)而未能準時作出供款,僱主便須依法支付相等於欠款款額5%的附加費。



現時不同的受託人提供不同的電子工具/服務,協助僱主更有效地匯報強積金供款資料(付款結算書)繳交供款。受託人會採取適當措施,以確保僱主能安全使用其網上服務。僱主可因應公司的需要,選擇合適的工具/服務,例如:

 
1)匯報強積金供款資料(付款結算書)
 
 a)網上供款處理系統僱主可透過受託人於網上平台設置的系統計算及遞交強積金供款
 b)人力資源管理軟件一站式處理各項人力資源管理的電子軟件,例如計算強積金供款、發薪、稅務及假期管理等
 c)指定試算表設有自動計算供款功能的電子報表,供款檔案可透過指定的電郵遞交或通過受託人的電子平台上載

2)繳交強積金供款
 a)自動轉賬
 b)其他電子支付方式
 
3)使用說明及/或示範短片
 大部分受託人均有提供使用說明及/或示範短片,協助一些未曾使用或不懂得使用電子工具處理強積金事宜的僱主,讓他們可以輕鬆簡易地掌握操作方法。
 
4)受託人的客戶服務熱線
 受託人的客戶服務熱線會為僱主提供技術上的支援,如僱主在使用電子工具的過程中有任何疑問,可致電受託人查詢。
 
5)網上保安
 受託人會採取適當措施,以確保僱主及僱員能安全使用其網上服務。
 


 



   

修訂日期: 10/05/2019